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因为手足口病需要敌方会客,有哪些可以使用的协同工具或方法?

作者:jcmp      发布时间:2021-04-23      浏览量:0
2020年鼠年春节假期已过,本来要收

2020年鼠年春节假期已过,本来要收心上班了。但势头迅猛的新冠状肺炎疫情席卷全国,企业的全员复工变得摇摆不定。互联网和云技术这些年突飞猛进式的发展,让 “远程协同工作” 从纯理念式的科技噱头,成为无数企业当前唯一的现实可选项。

但是远程工作众多问题还是让人放心不下:个体工作表现得像一个小学生回家做作业,三心二意,品质下降……团队间的协同性大幅降低,对团队的控制心有余而力不足,创造力成为明日黄花。

这是我在微软工作的第20年了,而远程办公是最近10年里逐渐在微软推行的,慢慢改变了微软的协作模式。

我曾经‘北漂’多年,以前同一个部门的员工必须要在一起工作。如今办公室的固定工位都已经取消了,变成了流动的临时座位。与核心团队分散在三个城市办公,大部分人都常驻北京总部,上司长期居住在,只有我自己和两个产品市场经理在上海。

这次疫情使很多公司不得不开始关注远程工作这个话题,而对我来说,远程工作是因为5年前为了平衡工作和家庭做出的必要选择:

两个女儿到了上学的年纪。北京的小学是六年制,上海五年制,两边课程无法相融和衔接,所以只能选一个城市。我最终艰难地选择了上海,自此彻底开始远程工作了。

距离不止产生美,异地恋还会导致隔阂是吧。所以,远程,还真不是一个小话题……

对于很多企业来说,远程工作当前是一个临时性的、补充性的权宜之计,可能是因为疫情,可能是因为异地,面向的场景主要是个别人员与团队间的远程交流。

一个活生生的团队化整为零,工作形式被拆解成邮件、电话、文件……团队协作被理解为审批、共享、群聊……这样的画面不算很美,而且离密切协同还有相当大的距离。

现在的问题不光是哪些协同工具,重要的是远程办公的方法。

工作是需要被的,从目标任务、指导思想演化为各种指示,在一个特定场所面向一群人员发出,在者与被者之间,会基于语气、身份、表情、反应,而建立起一套彼此默契、主动支持的组织协调性。“远程协同”,或者“现代化办公”,不止是建立沟通管道、进度、按时交付工作成果,最难弥补的是 “组织化协作” 这一块。

进入正题,十年经验告诉我,远程办公的效率保证就在以下五大要素:

要素1 有序的自组织化

远程协同,是当一个有形的整体变成无形的整体,团队成员间主动和有序的自组织化。 对个体而言 ,每个员工要做好团队沟通、文件、时间,并保持专注。

远程要让团队感受到关怀,保持的畅通无阻,这是最重要的。

每周都会保证与每位下属的交流时间。

为提高效率,沟通的时间、内容都是提前计划好的。我会在会议前用OneNote写好一页沟通计划,接着通过一对一、团队电话会议、线下等各种形式交流。

对团队而言 随时建立可的沟通频道,团队门户上的与文档版本,可定制的审批工作流,与供应商的外链等都是需要考虑的问题。

上下游公司的会议、邮件、电脑状况和自己公司肯定是不一样的。既要做到与之交流顺畅,还要确保机密只限于在被授权的人中传播——这对于远程协作平台的易用性、安全性和可性提出了。

员工众多以及看重知识产权的公司尤其要注意,不能把消费类的聊天软件作为远程协同的主力工具。

要素2 渗透一切的协作

时间成本很重要,重复劳动影响效率。我小时候玩过一个游戏,排头的人在耳边传一句悄悄话给身边的人,传到排位最后一个人,没有一次是不变样的,这正是远程沟通的痼疾。

如果不能整齐划一地协作,效率无从谈起。

譬如销售打单,和合作伙伴配合要用到聊天工具;要发产品资料、签署协议,牵涉到各类型文档;开会讨论需要会议软件;下单用到CRM等等。

这些应用现在都可以在Micsoft Teams中调用打开,在同一个窗口按照项目讨论进度清晰展现。

要素3 目标和过程的落地结合

在微软工作,目标细化到各个维度,那叫一个千难万险;完成情况清晰的实时显示,那叫一个了如指掌,每个人自然是无需扬鞭、马自奋蹄。

拿销售业绩KPI来看,不只是看总数有没有达标,还需要关注增长率、重点产品、各大区销售状况、各种客户、不同行业、正在跟进的销售机会等。

要有报告很容易,我们会用 商业智能工具Power 对接数据库调出最新销售数据,通过可视化的界面直观展示分析结果。



在这个过程中,我要做的就是对团队放权,他们会全权负责自己的事情。

会议通常被视为一个个孤立的事件,但在远程工作中,一系列前后关联的会议是推动协作进展的关键里程碑。我们需要对会议的会前、会中、会后进行完整生命周期。

我们现在使用的Micsoft Teams ,它可以通过会议录音,自动形成会议纪要,及时把下一步的行动整理出来,通过Planner把团队的待完成事项集中。

要素4 工位般的沟通效果

持续远距离的工作方式,时间长了,可能会让团队成员的关系变得疏远。不要小瞧这个问题。有两个细节需要注意: 尊重他人的沟通习惯。

微软的内部邮件很多,通常一天收发数百封邮件。好处是立字为据,但重要容易被湮没,所以需要其他的途径及时补位交流。

要让别人听到,就得用他熟悉的方式去交流。

有的同事喜欢用Teams 直接拨打语音或视频电话,有的喜欢在Outlook里预约会议邀请相关同事,也有人希望收听手机留言……

我个人最喜欢的是在Teams 里聊天,可以在重点聊天内容下面回复,关键不会被湮没。即使拉新的员工进来,也能看到之前的对话,来龙去脉一目了然。”

面对面交流为补充,团建活动也不可少, 我每个月都会去北京一次,与核心团队坐在一起工作。在增进员工感情和相互学习交流上,微软没少花心思和银子。

每财年初的开工动员大会、家庭日、团队至少半年一次的团建活动、每季度一次庆祝和季度业务回顾后的吃饭、唱歌、打牌等等。

要素5 保持创造力

对公司而言 ,自身的流程不断优化和变革,引入新的工具很重要,我们可以使用譬如SharePoint、Power Apps、Power Automate等工具,借助其丰富的表单、自定义工作流和移动应用,支持流程的不断优化和变革。

对团队而言 ,推动内外部的竞争。对内除了设立KPI和激励机制,更要让员工有更强的成就意识。基于Micsoft 365的平台建立鼓励创新和良性的内部竞争的企业文化,其关键在于传递企业的核心价值,整合专门的第三方应用,帮助员工建立职业规划。外部竞争则可以通过Micsoft 365中的OneNote等来及时收集不断变化的市场动态以适应新的。

对团队中的个体而言 ,Micsoft 365能通过沉浸式体验令远程在家工作中的个体保持专注,同时在远程协作同创造的新的灵感。

有人会质疑远程办公的参与感,开会的时候还能头脑风暴么?对我而言,90%的会议都是线上的,和坐在会议室里没什么区别。能看到对方的脸并自然地沟通,有电子白板可以随时写写画画,会后一键保存,还可以共享,免除大量的会议记录工作。

只要掌握以上五大要素,和以上提到微软几大软件,远程办公的效率保证也就不在话下了。


这是我在知乎第一次回答问题,希望对大家能有帮助,欢迎各位评论,我会留意的。


感谢阅读到这里的你们,我们下次见